Certification du service fait

Le paiement intervient uniquement quand le service est réalisé (cela signifie que les prestations ont été exécutées et sont conformes au contrat signé).

Même s'il existe certaines exceptions, le principe reste toutefois l'exécution préalable et il est inutile d'envoyer une demande de paiement, sauf si une clause spécifique du marché le prévoit, tant que les prestations n'ont pas été réalisées.

Ces exceptions dépendent de la nature des prestations, par exemple, fourniture d'abonnements tels que l'accès à internet, à l'eau, au gaz notamment.

Demande de paiement

À partir de la constatation du service fait, le titulaire du marché peut envoyer sa facture.

Cependant, des conditions propres au marché peuvent être demandées par l'acheteur (date ou forme de la demande de paiement). Dans ce cas, elles sont prévues dans les documents du marché.

Pour être valable, la demande de paiement doit contenir un certain nombre d'informations, notamment les références du marché, la date et les montants. Ces informations figurent dans les documents de la consultation ou ceux du marché.

Chaque acheteur peut avoir des demandes propres (mentions, nombre d'exemplaires à remettre par exemple) qui figurent aussi dans les documents contractuels.

Si la demande de paiement n'est pas conforme au contrat, l'acheteur peut suspendre le délai de paiement jusqu'à réception d'une demande conforme.

Dans le cas d'un marché passé en lots séparés, il est possible de présenter des factures distinctes pour chaque lot ou une facture globale qui précise distinctement les différents lots.

Facturation électronique

Les titulaires des marchés conclus avec l'État, les collectivités territoriales et les établissements publics ainsi que leurs sous-traitants doivent transmettre leurs factures sous forme électronique via le portail de facturation Chrorus Pro.

Les factures doivent comporter les mentions suivantes :

• Date d'émission de la facture
• Désignation de l'émetteur ou du destinataire de la facture
• Numéro unique de la facture
• Numéro du bon de commande (si le contrat est exécuté au moyen de bons de commande), références du contrats ou numéro de l'engagement attribué par le système comptable du destinataire de la facture
• Désignation du payeur, avec l'indication pour les personnes publiques du code d'identification du service chargé du paiement
• Date de livraison des fournitures ou d'exécution des services ou des travaux
• Quantité et dénomination précise des produits livrés, des prestations et travaux réalisés
• Montant de la facture

Le décompte du délai se fait à partir de la réception de la facture (avec preuve de dépôt). Toutefois, le point de départ du délai est la date d'exécution des prestations ou de réception du produit, lorsqu'elle est postérieure à la date de réception de la facture ou lorsque celle-ci est incertaine.

Dans le délai de paiement sont incluses les phases de réception de la commande et de certification du service fait par les services gestionnaires, de visa de la dépense (appelé aussi le mandatement) et de règlement par le comptable public.

Si le dernier jour du délai est un jour férié, un samedi ou un dimanche, alors le délai expire à la fin du jour ouvrable suivant.

Des règles particulières existent aussi pour les marchés de travaux, les marchés industriels ou de prestations intellectuelles du ministère de la défense de plus de 6 mois d'exécution. Par exemple, pour les marchés de travaux, le point de départ du délai de paiement est la date de réception par le maître d'ouvrage du décompte général et définitif.

Si l'acheteur ne respecte pas ces délais pour payer son fournisseur ou son prestataire, des pénalités financières sont automatiquement appliquées.

Le marché public peut prévoir une retenue de garantie, qui est prélevée par fractions sur chacun des versements effectués par l'acheteur, autre que l'avance.

Cette retenue a pour objet de couvrir les réserves à la réception ou les malfaçons qui ne sont pas apparentes ou dont les conséquences ne sont pas identifiables au moment de la réception des travaux, des fournitures ou des services.

Le montant de la retenue ne peut pas être supérieure à 5 % du montant initial du marché.

Le titulaire du marché peut recevoir une avance lorsque le montant du marché est supérieur à 50 000 € HT et lorsque le délai d'exécution du marché est supérieur à 2 mois.

Le taux de l'avance peut être supérieur à 5 % (sans dépasser 30 %) et les conditions de son versement peuvent être différentes d'un marché à l'autre mais si l'acheteur prévoit des particularités, il doit les signaler dans les documents du marché.

Le remboursement de l'avance s'impute :

• soit sur les sommes dues au titulaire à titre d'acomptes,
• soit sur un règlement partiel,
• soit sur le solde.