Un contrat de bail commercial doit :

• comporter un inventaire précis et limitatif des catégories de charges de copropriété, impôts, taxes et redevances liés au local loué,
• indiquer leur répartition entre le bailleur et le locataire,
• dans un ensemble immobilier comportant plusieurs locataires, préciser la répartition des charges ou du coût des travaux entre les différents locataires, en fonction de la surface exploitée.

Un état récapitulatif des charges de l'année N, comprenant la liquidation et la régularisation des comptes de charges, doit être adressé par le bailleur au locataire, avant le 30 septembre de l'année N+1. S'il s'agit d'un immeuble en copropriété, l'état récapitulatif doit être transmis dans les 3 mois suivant la reddition des charges de copropriété sur l'exercice annuel.

À la demande du locataire, le bailleur est dans l'obligation de lui remettre tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances qui lui sont imputés.

En cours de bail, le bailleur doit informer les locataires :

• de toute création de nouvelles charges,
• de tout élément susceptible de modifier la répartition des charges entre locataires.

Lors de la conclusion du contrat de location, puis tous les 3 ans (dans les 2 mois qui suivent l'échéance triennale), le bailleur doit communiquer à chaque locataire :

• un état prévisionnel des travaux qu'il envisage de réaliser dans les 3 années suivantes, assorti d'un budget prévisionnel,
• un état récapitulatif des travaux qu'il a réalisés dans les 3 années précédentes, précisant leur coût.

Les charges liées à la propriété des locaux, qui ne peuvent pas être imputées au locataire, et donc incombent au bailleur, sont les suivantes :

• dépenses relatives aux grosses réparations touchant au bâti : murs de soutènement et de clôture, voûtes, digues, charpente et toiture,
• dépenses relatives aux travaux liés à la vétusté ou de mise aux normes lorsqu'il s'agit de grosses réparations,
• honoraires du bailleur liés à la gestion des loyers du local loué,
• impôts, taxes et redevances liés à la propriété des locaux : contribution économique territoriale (CFE et CVAE)
• charges, impôts, taxes, redevances et coût des travaux portant sur des locaux vacants ou imputables à d'autres locataires.

Les dépenses d'entretien et de réparations courantes, dites dépenses locatives, sont à la charge du locataire.

Sont considérées comme étant liées à l'occupation des locaux, et donc incombant au locataire, les charges suivantes :

• dépenses courantes d'eau, de gaz et d'électricité,
• dépenses d'entretien et de réparations courantes : peintures, papiers peints, moquettes, appareils de chauffage, compteurs, sanitaires, volets extérieurs...
• dépenses d'équipement de la copropriété : quote-part des frais d'ascenseurs ou des charges du personnel d'entretien,
• travaux d'embellissement dont le montant excède le coût du remplacement à l'identique,
• impôts, taxes et redevances liés à l'usage du local ou de l'immeuble ou à un service dont bénéficie le locataire : taxe foncière, taxes additionnelles à la taxe foncière, voirie, enlèvement des ordures ménagères...

L'obligation pour le locataire de supporter des charges liées à la propriété des locaux, incombant normalement au bailleur, doit être expressément prévue au contrat. Si elles ne sont pas précisées dans une clause particulière, elles ne sont pas récupérables par le bailleur, qui en reste redevable.