La DSN est un fichier mensuel produit à partir de la paie. Il est destiné à communiquer les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés aux organismes et administrations concernées.

La DSN remplace l'ensemble des déclarations périodiques et diverses formalités administratives adressées par les employeurs à une diversité d'acteurs (CPAM, Urssaf, Agirc-Arrco, organismes complémentaires, Pôle emploi, centre des impôts, caisses des régimes spéciaux notamment).

La DSN concerne les entreprises du secteur privé du régime général et du régime agricole de Sécurité sociale employant des salariés.

Pour une entreprise avec plusieurs établissements, une DSN est nécessaire pour chaque établissement "employeur" disposant d'un numéro Siret propre.

Les employeurs qui ne sont pas concernés par la DSN et qui devront déposer une déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U) sont les suivants :

• Employeurs entrés en DSN employant des populations hors périmètre DSN
• Particuliers employeurs
• Employeurs de la fonction publique
• Entreprises situées dans des zones géographiques non concernées par la DSN (Monaco, certaines collectivités d'outre-mer, certaines entreprises de Mayotte sans Siret notamment)
• Établissements nouvellement entrés en DSN n'ayant pas pu transmettre les données des organismes complémentaires en DSN

Période de déclaration

La DSN doit être souscrite durant le mois suivant la période d'emploi rémunérée :

• Au plus tard le 5 du mois pour les employeurs d'au moins 50 salariés et dont la paye est versée au cours du même mois que la période de travail
• Au plus tard le 15 du mois dans les autres cas (employeurs de 50 salariés et plus en décalage de paye, employeurs de moins de 50 salariés)

La DSN est transmise mensuellement et le paiement des cotisations est mensuel.

Il n'est plus nécessaire de produire le tableau récapitulatif annuel Urssaf : les régularisations doivent désormais être effectuées au sein des DSN mensuelles. Si un événement (arrêt de travail ou fin de contrat de travail par exemple) survient au cours du mois, l'employeur doit le signaler via la DSN.

Mode de déclaration

Pour effectuer la DSN, l'employeur a 3 options possibles :

• L'effectuer lui-même sur le site net-entreprises.fr ou via un logiciel de paie compatible (il est possible de donner un accès à certains salariés, comme ceux en charge des ressources humaines, pour leur permettre d'envoyer la DSN)

• La confier à un tiers (par exemple à un expert-comptable)
• Réaliser lui-même certaines déclarations et confier les autres déclarations à un tiers

Ensuite, l'employeur doit veiller à consulter son tableau de bord pour consulter les éventuels retours de l'administration.

Les logiciels de paie compatibles permettent de « traduire » les données figurant sur le bulletin de paie en données DSN.

S'il n'a pas de logiciel de paie, l'employeur peut adhérer à l'une des offres suivantes :

• Titre emploi service entreprise (TESE), dispositif destiné aux entreprises qui emploient moins de 20 salariés

• Izilio BTP, solution à destination des entreprises du BTP et de leurs tiers déclarants
• Izilio guichet professionnel, solution à destination des entreprises du spectacle vivant, de l'audiovisuel et du cinéma
• Chèque emploi associatif (CEA), dispositif à l'attention des associations à but non lucratif ou de fondations, de moins de 20 salariés
• Impact emploi association, dispositif à l'attention des associations (sportive, artistique, animation, familles rurales) comptant au plus 9 équivalents temps plein

Salariés du régime général

Salariés du régime agricole

La DSN remplace la déclaration trimestrielle des salaires (DTS) et le bordereau de versement mensuel (BVM).

Les dates de versement des cotisations sociales (paiement des cotisations) varient selon 2 critères :

• l'effectif annuel moyen de l'entreprise ou de l'exploitation agricole (au 31 décembre de l'année précédente)
• et la date de paiement des salaires.

Non production de DSN

Les employeurs qui n'utilisent pas la DSN pour déclarer leurs obligations sociales risquent de payer une pénalité de 17,14 € par salarié.

Pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 24 septembre 2014 fixant les seuils de l'obligation anticipée d'effectuer la DSN :

• Montant plafonné à 10 000 € si l'entreprise emploie au moins 2 000 salariés
• Montant plafonné à 750 € par entreprise si l'entreprise emploie un nombre inférieur à 2 000 salariés

Pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 18 mai 2016 fixant les dates limites pour la transmission obligatoire de la déclaration sociale nominative : le montant est plafonné à 750 € par entreprise et par mois.

Retard de production

Les entreprises qui ne produisent pas la DSN dans les délais risquent de payer une pénalité de 51 € par salarié et assimilé. Cette pénalité s'applique pour chaque mois ou fraction de mois de retard. Elle est calculée en fonction de l'effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration produite par l'employeur.

Ce montant est plafonné à 5 142 € par entreprise et par an, si le retard de production est inférieur ou égal à 5 jours.

Omission dans les déclarations

Omission de salariés ou assimilés

L'employeur qui omet de déclarer des salariés ou assimilés encourt une pénalité de 51 € par salarié et par mois ou fraction de mois de retard.

Ce montant est plafonné à 5 142 € par entreprise et par an, si le retard de production est inférieur ou égal à 5 jours.

La pénalité est calculée en fonction de l'effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration produite par l'employeur.

Dans les autres cas

L'employeur encourt une pénalité de 17,14 € pour les données omises, par salarié ou pour les données manquantes permettant d'identifier l'employeur.

Cette pénalité ne s'applique pas en cas de régularisation par l'employeur dans les 30 jours suivant la transmission de la déclaration.

Inexactitude dans les déclarations

Rémunérations déclarées ayant pour effet de réduire le montant des cotisations dues

Dans ce cas, l'employeur encourt une pénalité de 34,28 € par salarié et assimilé.

Autres cas

Dans les autres cas, l'employeur qui omet des données ou donne des informations inexactes dans la déclaration encourt une pénalité égale à 11,32 €. Pour éviter la pénalité, l'employeur dispose de 30 jours suivant la transmission de la déclaration pour régulariser.

L'employeur peut demander la remise automatique et gracieuse des majorations et des pénalités de retard s'il respecte les conditions suivantes :

• Pas d'infraction au cours des 24 derniers mois
• Le montant des majorations et pénalités est inférieur à 3 428 €
• Le cotisant a réglé les cotisations et fourni la DSN

La demande de remise gracieuse doit avoir lieu après le règlement de la totalité des cotisations.

Les DSN envoyées mensuellement par les employeurs comportent les données individuelles des salariés.

Pôle Emploi est destinataire des informations relatives aux contrats des salariés. Parmi celles-ci, Pôle Emploi reçoit les éléments suivants :

• Identité du salarié
• Identité de l'entreprise
• Type de contrat de travail
• Numéro de contrat
• Date de début du contrat
• Couverture ou non de l'assurance-chômage

Les événements « fins de contrat de travail » doivent être signalés par l'employeur via la DSN dans les 5 jours ouvrés.

A l'issue, Pôle emploi génère une attestation d'employeur rematérialisée (AER) récapitulant les informations apportées par la DSN.

Ensuite, l'employeur doit consulter son tableau de bord DSN (sur net-entreprises.fr) pour télécharger l'AER, la signer et la remettre au salarié.